home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The PC-SIG Library 9 / The PC-SIG Library on CD ROM - Ninth Edition.iso / 1201_300 / DISK1294 / DISK1294.ZIP / CHAP4.TXT < prev    next >
Text File  |  1980-01-01  |  34KB  |  771 lines

  1.  
  2. 4. GETTING STARTED WITH DAC EASY
  3.  
  4.                             SCREEN 4-1: DAC EASY ACCOUNTING
  5. /-----------------------------------------------------------------------------\
  6.                             DAC EASY ACCOUNTING
  7.                              
  8.                              M A I N  M E N U
  9.  
  10.                        1. FILE UTILITIES
  11.                        2. GENERAL LEDGER
  12.                        3. ACCOUNTS RECEIVABLE
  13.                        4. ACCOUNTS PAYABLE
  14.                        5. PURCHASE ORDERS
  15.                        6. BILLING
  16.                        7. INVENTORY
  17.                        8. REPORTS
  18.                        9. FORECASTING
  19.                       10. END PERIOD ROUTINES
  20.                       11. FILE CREATION AND MAINTENANCE
  21.                       99. EXIT TO DOS
  22.  
  23.                             ENTER YOUR SELECTION:
  24. \-----------------------------------------------------------------------------/
  25.  
  26. Look at the screen, and find the "ENTER YOUR SELECTION:". To me, it shows 
  27. that the computer expects me to select an option from the numbered choices.  
  28. This is the main menu or the screen from which we enter and proceed through 
  29. the program. We will always return to this screen to proceed to another 
  30. option. Next, I want to select option 4, which is "ACCOUNTS PAYABLE".
  31.  
  32. TYPE:  4
  33. PRESS:  [<-']  Enter/Return key
  34. AND THE SYSTEM WILL:  Return with the "ACCOUNTS PAYABLE" menu.
  35.  
  36.  
  37. SCREEN 4-2: Return with the "ACCOUNTS PAYABLE" menu             
  38. /-----------------------------------------------------------------------------\
  39.                                DAC EASY ACCOUNTING
  40.  
  41.        ACCOUNTS RECEIVABLE                          ACCOUNTS PAYABLE
  42.  
  43.      1. ENTER CASH RECEIPTS AND                 5. ENTER INVOICES AND
  44.         TRANSACTIONS                               TRANSACTIONS
  45.      2. GENERATE FINANCE CHARGES                6. ENTER CHECKS TO PRINT
  46.      3. PRINT JOURNAL                           7. PRINT CHECKS
  47.      4. POST                                    8. PRINT JOURNALS
  48.                                                 9. POST
  49.  
  50.                              99. RETURN TO MAIN MENU
  51.  
  52.                              ENTER YOUR SELECTION :
  53. \-----------------------------------------------------------------------------/
  54.  
  55. Look at the screen, and find the "ENTER YOUR SELECTION:". To me, it shows 
  56. that the computer expects me to choose an option from the accounts payable 
  57. options which are numbered five through nine. It also shows that we entered 
  58. the "ACCOUNTS PAYABLE" menu. Notice that the "ACCOUNTS RECEIVABLE" options 
  59. also appear on this screen. Next, I want to choose option number 5, "ENTER 
  60. INVOICES AND TRANSACTIONS".
  61.  
  62. TYPE:  5
  63. PRESS:  [<-']  Enter/Return key
  64. AND THE SYSTEM WILL:  Return with the "ENTER INVOICES AND TRANSACTIONS" 
  65. option.
  66.    
  67. Comments / Questions:
  68.  
  69. 4.1. ROUTINE USED FOR PAYMENTS
  70. This routine is used for payments which do not go through the "PRINT 
  71. CHECKS ROUTINE", any liability we need to pay such as advertising, 
  72. expense reimbursements, rent payments, and miscellaneous debits and 
  73. credits to vendors, this routine will also be used to set up an existing 
  74. company.
  75.  
  76. 4.1.1. MAIN ENTRIES TO ACCOUNTS PAYABLE
  77. The main entries to accounts payable are done through the purchase order 
  78. routine and has been explained previously. This routine is truly a minor 
  79. one.
  80.  
  81. 4.1.1.1. ROUTINE TO SET UP AN EXISTING COMPANY
  82. If this routine is used to set up an existing company, account 9998, "NOT 
  83. REGISTERED ACCOUNT" may be required.  Here balances would be entered to 
  84. offset the accounts payable credit for an existing company.
  85.  
  86. 4.1.1.2. NO WAY TO ENTER BEGINNING BALANCES
  87. This is one part of this system which I do not like.  There is no way to 
  88. enter beginning balances,and setting up an existing company is a lengthy 
  89. task.  Also the appearance of the 9998 account on the trial balance and 
  90. the financial statements does not give a good impression.
  91.  
  92. SCREEN 4-3: Return with "ENTER INVOICES AND TRANSACTIONS"
  93. /-----------------------------------------------------------------------------\
  94.                    ACCOUNTS  PAYABLE   TRANSACTION #       (I=Invoice)
  95. VENDOR   CODE          NAME                           CODE (K=Check  ):
  96. INVOICE No.            TRANSACTION DATE                    (D=Debit  )
  97. REF./CHECK No.                 DUE DATE                    (C=Credit )
  98.                           DISCOUNT DATE        DISCOUNT AVAILABLE
  99.                           D I S T R I B U T I O N
  100.      ACCOUNT #      ACCOUNT NAME         DEBITS       CREDITS      REC.
  101.      ---------  --------------------  ------------  ------------  -----
  102. \-----------------------------------------------------------------------------/
  103.  
  104. Look at the screen, and find the "ACCOUNTS PAYABLE TRANSACTION #". To 
  105. me, it shows that the computer expects me to enter a transaction number.
  106. This is done automatically by pressing the return. Since this is our first 
  107. transaction for this vendor the program will return with the number 1.
  108. Next, I want to press the return to have the number entered automatically.
  109.  
  110. PRESS:  [<-']  Enter/Return key
  111. AND THE SYSTEM WILL: Return with the transaction number and allow us to 
  112. proceed to the vendor code.
  113.  
  114.  
  115. Comments/Questions
  116.  
  117. 4.2. TIME TO ENTER A TRANSACTION NUMBER
  118. The only time we will enter a transaction number is for an inquiry, a 
  119. cancellation, or modification. When the number is entered, the information 
  120. previously recorded for that account number will be displayed. (See 
  121. audtrl on routine 5.1 for further details).
  122.    
  123. 4.2.1. ADDRESS AND PAYMENT TERMS, VENDOR INFORMATION
  124. This routine follows basically the same procedure outlined previously.  
  125. Inventory should have been set up in routine 11.5, and the vendor 
  126. should have been set up in routine 11.4. After the vendor code, the vendor's 
  127. name, address and payment terms will appear, editing or canceling follows the 
  128. same procedure outlined previously.
  129.  
  130. 4.2.1.1. ENTER ACCOUNTS PAYABLE
  131. Notice the "CODE" and the letter choices following. The "I" refers  to 
  132. invoices that are not merchandise.  This is how we would enter accounts 
  133. payable such as advertising.  The "K" refers to any payment on these 
  134. transactions not made by the "ENTER CHECKS TO PRINT" option, which is 
  135. option 4.6."D" and "C" are confusing, since they can also be for vendor 
  136. transactions, however in actual use they cannot be, because if we try to 
  137. debit or credit inventory through this routine, the program will not 
  138. allow us to. Debits or credits to inventory can only be made through the 
  139. purchase order routines, and are made automatically by the system.
  140.  
  141. SCREEN 4-4: Return with the transaction number
  142. /-----------------------------------------------------------------------------\
  143.                    ACCOUNTS  PAYABLE   TRANSACTION # 0001  (I=Invoice)
  144.  
  145. VENDOR   CODE 01       NAME RODRIGUEZ CO.             CODE (K=Check  ):  
  146. INVOICE No.            TRANSACTION DATE 04/01/86           (D=Debit  )
  147. REF./CHECK No.                 DUE DATE 05/01/86           (C=Credit )
  148.                           DISCOUNT DATE 04/11/86 DISCOUNT AVAILABLE  0.0      
  149.                           D I S T R I B U T I O N
  150.      ACCOUNT #      ACCOUNT NAME         DEBITS       CREDITS      REC.
  151.      ---------  --------------------  ------------  ------------  -----
  152. \-----------------------------------------------------------------------------/
  153.  
  154. Look at the screen, and find the " TRANSACTION # 0001". To me, it shows 
  155. that the computer has entered the transaction number automatically.  
  156. Notice the "VENDOR CODE", which has already been typed in, when we type in 
  157. the vendor code number the vendor's name, address and payment terms will 
  158. appear automatically, if the vendor file exists, if not the code number  
  159. will be rejected. (This should have been done using routine 11.4).
  160. Next, I want to complete the transaction by typing in the remaining 
  161. information.
  162.  
  163. TYPE: (type in the remaining information item by item)
  164. PRESS: [<-']  Enter/Return key (after each item)
  165. AND THE SYSTEM WILL:  Return with the completed transaction.                
  166.  
  167. Comments / Questions:
  168.  
  169. 4.3. VENDOR IDENTIFIED BY THE CODE NUMBER
  170. The system will return with a previously entered vendor identified by 
  171. the vendor code number, and if found, the program will return with the 
  172. vendor name.  Notice that after "NAME", "RODRIGUEZ CO." has appeared.
  173. Also notice that information relating to the transaction date, discount  
  174. date and payment due date have appeared automatically. This is how I 
  175. know that the vendor is on file. Notice also that the date is 4-30-86.
  176. This is the date that I typed in at the DOS prompt. It is always important 
  177. to key in the correct date at the DOS prompt, and not press the return 
  178. because this is the date that the program will read, and if the default is
  179. used the program will read the default date of DOS, which will certainly  
  180. cause problems since the program calculates the discount available and 
  181. whether the invoice is overdue automatically using the typed in date.
  182.  
  183. SCREEN 4-5: Return with the completed transactions
  184. /-----------------------------------------------------------------------------\
  185.                        ACCOUNTS  PAYABLE        TRANSACTION # 0001  (I=Invoice)
  186.  
  187. VENDOR   CODE 01       NAME RODRIGUEZ CO.             CODE (K=Check  ):K
  188. INVOICE No.91749       TRANSACTION DATE 04/01/86           (D=Debit  )
  189. REF./CHECK No. 10000           DUE DATE 05/01/86           (C=Credit )
  190.                           DISCOUNT DATE 04/11/86 DISCOUNT AVAILABLE  0.0      
  191.                           D I S T R I B U T I O N
  192.      ACCOUNT #      ACCOUNT NAME         DEBITS       CREDITS      REC.
  193.      ---------  --------------------  ------------  ------------  -----
  194.        211      ACCOUNTS PAYABLE         24000.00                   1  
  195.        112      CASH IN BANK                           24000.00     2
  196.         T
  197.  
  198. \-----------------------------------------------------------------------------/
  199.  
  200. Look at the screen, and find the "T". To me, it shows that the 
  201. transaction has been completed, and that this is what we enter when we 
  202. wish to tell the program the entry is complete. Next, I want to 
  203. return to the "ACCOUNTS PAYABLE" menu.
  204.  
  205. PRESS:[<-']  Enter/Return key,then [Esc] Escape key
  206. AND THE SYSTEM WILL: End the transaction, and return to the "ACCOUNTS 
  207. PAYABLE" menu.
  208.  
  209. Comments / Questions:
  210.  
  211. 4.4. ACCOUNTS PAYABLE
  212. Press return to end the screen, then escape to return to  the "ACCOUNTS 
  213. PAYABLE" MENU.
  214.  
  215. 4.4.1. DEBIT OR CREDIT ACCOUNTS PAYABLE
  216. Notice the "ACCOUNT # 211", this is one of the ways we can debit or 
  217. credit accounts payable. The other ways would be through other parts of 
  218. this routine 4.2, and also through the "PURCHASE ORDER" routine, which  
  219. i s option 5. We cannot make journal entries to accounts payable through 
  220. the GL. Accounts payable is one of the GL Interface accounts which has  
  221. it's own routine, the others are inventory and accounts receivable.
  222.  
  223. 4.4.1.1. SAMPLE ENTRY
  224. This is a sample entry only for demonstration purposes, since the payment  
  225. will be entered in the "ENTER CHECKS TO PRINT" routine. It was canceled  
  226. by using "C". When we use "C", we type in "C" where the "T" is, and enter 
  227. the "REC." number of the transaction we wish to cancel in the right most  
  228. column. If we enter the record number of the "ACCOUNTS PAYABLE" transaction,
  229. the system will ask "DO YOU WISH TO CANCEL COMPLETELY (Y/N)?", answer "Y"  
  230. and the operation will be canceled. This method is used if the user makes 
  231. a mistake entering the journal entry and then keys the journal entry in again.
  232.  
  233. SCREEN 4-6: End the transaction
  234. /-----------------------------------------------------------------------------\         
  235.                               DAC EASY ACCOUNTING
  236.  
  237.        ACCOUNTS RECEIVABLE                          ACCOUNTS PAYABLE
  238.  
  239.      1. ENTER CASH RECEIPTS AND                 5. ENTER INVOICES AND
  240.         TRANSACTIONS                               TRANSACTIONS
  241.      2. GENERATE FINANCE CHARGES                6. ENTER CHECKS TO PRINT
  242.      3. PRINT JOURNAL                           7. PRINT CHECKS
  243.      4. POST                                    8. PRINT JOURNALS
  244.                                                 9. POST
  245.  
  246.                              99. RETURN TO MAIN MENU
  247.  
  248.                              ENTER YOUR SELECTION :
  249.  
  250. \-----------------------------------------------------------------------------/
  251.  
  252. Look at the screen, and find the "ENTER YOUR SELECTION". To me, it shows 
  253. that the computer expects me to enter a selection. Next, I want to 
  254. choose option number 6, "ENTER CHECKS TO PRINT".
  255.  
  256. TYPE:  6 
  257. PRESS:  [<-']  Enter/Return key
  258. AND THE SYSTEM WILL: Return with the "ENTER CHECKS TO PRINT" option.
  259.  
  260. Comments / Questions:
  261.  
  262. 4.5. MAIN ROUTINE OF ACCOUNTS PAYABLE
  263. This is the main routine of accounts payable. Through here accounts 
  264. payable is debited and cash is credited. This system is not logically 
  265. organized and routine titles are misleading as to their importance.
  266.  
  267. SCREEN 4-7: Return with the "ENTER CHECKS TO PRINT" option
  268. /-----------------------------------------------------------------------------\
  269.                       TRANSACTION #.......
  270.  
  271.                       VENDOR CODE.........
  272.                       VENDOR NAME.........
  273.  
  274.                       INVOICE TO PAY......
  275.                       INVOICE BALANCE.....
  276.                       DISC. AVAILABLE.....
  277.  
  278.                       NET TO PAY..........
  279.  
  280.                       DISCOUNT TAKEN......
  281.                       AMOUNT CHECK........
  282.  
  283.                       BALANCE AFTER CHECK.
  284. \-----------------------------------------------------------------------------/
  285.  
  286. Look at the screen, and find the "TRANSACTION #...". To me, it shows that
  287. the computer expects me to enter a transaction number, if I wish to cancel 
  288. a previously issued check, or to press return to have the number appear 
  289. automatically. Next, I want to proceed to answer the remaining questions 
  290. to be able to print a check.
  291.  
  292. TYPE: (answer each question individually)
  293. PRESS:   [<-']  Enter/Return key
  294.  
  295. Comments / Questions:
  296.  
  297. 4.6. CANCELLATION PROCEDURES
  298. To cancel, follow the previously described cancellation procedures.
  299.  
  300. 4.6.1. VENDOR CODE
  301. Notice the "VENDOR CODE", if we enter the vendor code and it has not 
  302. been previously defined in routine 11.4, it will be rejected. If it has 
  303. been previously defined the vendor name will be displayed automatically.
  304. We will enter the invoice we want to pay, if it is not found the next 
  305. three rows will be "0". If it is found, the invoice balance will appear.  
  306. "DISC.  AVAILABLE" is then displayed automatically. "NET TO PAY" AND "DISC. 
  307. TAKEN" must then be entered by the user. Balance after the check is then 
  308. calculated by the computer.  
  309.  
  310. 4.6.1.1. UNAUTHORIZED USER PASSWORD
  311. This is another weakness in the program, if an unauthorized user the password 
  312. a check can still be printed because even if no invoice is found the system 
  313. will print a check.  There will be a record of the transaction because it will 
  314. be recorded in the accounts payable and the vendor file, but still a measure 
  315. of protection will be to not allow a check to be printed if the invoice is not 
  316. found.
  317.  
  318.                       SCREEN 4-8: ACCOUNTS PAYABLE CHECKS TO PRINT
  319. /-----------------------------------------------------------------------------\
  320.                       ACCOUNTS PAYABLE CHECKS TO PRINT
  321.  
  322.                       TRANSACTION #.......0001
  323.                       VENDOR CODE.........01
  324.                       VENDOR NAME.........RODRIGUEZ CO.
  325.  
  326.                       INVOICE TO PAY......91749
  327.                       INVOICE BALANCE.....       24000.00
  328.                       DISC. AVAILABLE.....           0.00
  329.  
  330.                       NET TO PAY..........       24000.00
  331.  
  332.                       DISCOUNT TAKEN......           0.00
  333.                       AMOUNT CHECK........       24000.00
  334.  
  335.                       BALANCE AFTER CHECK.       24000.00
  336.  
  337.                         IS THE DATA CORRECT ?  (Y/N)  :
  338.  
  339. \-----------------------------------------------------------------------------/
  340.  
  341. Look at the screen, and find the "IS THE DATA CORRECT? (Y/N):".  To me, 
  342. it shows that the computer expects me to verify that the data we entered 
  343. is correct. Next, I want to verify the data by typing "Y" and return to  
  344. the "ACCOUNTS PAYABLE" menu.
  345.  
  346. TYPE:  Y
  347. PRESS:    [<-']  Enter/Return key       
  348.  
  349. Comments / Questions:
  350.  
  351. 4.7. VENDOR NAME APPEARS AUTOMATICALLY
  352. Notice the information has been completed. As mentioned before the vendor 
  353. name appears automatically after typing in the vendor code. After typing in 
  354. the invoice number the next three rows appear automatically. We typed in the 
  355. the "DISC. TAKEN" and the "AMOUNT CHECK", and the rest was done automatically.
  356.  
  357.                               SCREEN 4-9: DAC EASY ACCOUNTING
  358. /-----------------------------------------------------------------------------\
  359.                               DAC EASY ACCOUNTING
  360.  
  361.        ACCOUNTS RECEIVABLE                        ACCOUNTS PAYABLE
  362.  
  363.      1. ENTER CASH RECEIPTS AND                5. ENTER INVOICES AND
  364.         TRANSACTIONS                              TRANSACTIONS
  365.      2. GENERATE FINANCE CHARGES               6. ENTER CHECKS TO PRINT
  366.      3. PRINT JOURNAL                          7. PRINT CHECKS
  367.      4. POST                                   8. PRINT JOURNALS
  368.                                                9. POST
  369.  
  370.                              99. RETURN TO MAIN MENU
  371.  
  372.                              ENTER YOUR SELECTION :  
  373.  
  374. \-----------------------------------------------------------------------------/
  375.  
  376. Look at the screen, and find the "ENTER YOUR SELECTION :". To me, it shows 
  377. that the computer expects me to choose an option. Next, I want to choose 
  378. option 7, "PRINT CHECKS".
  379.  
  380. TYPE:  7
  381. PRESS:  [<-']  Enter/Return key
  382.  
  383. Comments / Questions:
  384.  
  385. 4.8. CONTROLS THE PRINTING OF ALL THE CHECKS
  386. Before this routine is possible we must first do routine 4.5 and 4.6. This 
  387. routine controls the printing of all the checks. The system will always void  
  388. the first check by printing out void. This is a necessary process for the 
  389. printer alignment.
  390.  
  391.                       SCREEN 4-10: ACCOUNTS PAYABLE PRINT CHECKS
  392. /-----------------------------------------------------------------------------\
  393.                       ACCOUNTS PAYABLE PRINT CHECKS
  394.  
  395.                    THIS ROUTINE WILL PRINT CHECKS FOR
  396.                    INVOICES ENTERED IN ROUTINE # 6
  397.  
  398.                    ARE ALL THE INVOICES TO BE PAID ENTERED? <Y/N> :  
  399.  
  400.                    ENTER FIRST CHECK #                    
  401.                    ENTER AMOUNT AVAILABLE        
  402.                    MAXIMUM INVOICES BY CHECK (1-10)       
  403.                    DATE ON CHECKS (YYMMDD)         
  404.                    CHECKING ACCOUNT #:                      
  405.  
  406. \-----------------------------------------------------------------------------/
  407.  
  408. Look at the screen, and find the " ARE ALL THE INVOICES TO BE PAID ENTERED? 
  409. <Y/N> : ". To me, it shows that the computer expects me to answer "Y" or 
  410. "N". Next, I want to answer "Y".
  411.  
  412. TYPE: Y
  413. PRESS:   [<-']  Enter/Return key      
  414.   
  415. Comments / Questions:
  416.  
  417. 4.9. PROCESS ACCOUNTS TRANSACTIONS
  418. We must answer "Y' to proceed with the routine. This routine will only process
  419. transactions that went through routine 4.6, but, routine 4.6 also requires 
  420. routine 4.5.  All payments must go through routine 4.6, whether related to a 
  421. vendor, advertising or any other payment.
  422.  
  423.                   SCREEN 4-11: ACCOUNTS PAYABLE PRINT CHECKS
  424. /-----------------------------------------------------------------------------\
  425.                   ACCOUNTS PAYABLE PRINT CHECKS
  426.  
  427.                    THIS ROUTINE WILL PRINT CHECKS FOR
  428.                    INVOICES ENTERED IN ROUTINE # 6
  429.  
  430.                    ARE ALL THE INVOICES TO BE PAID ENTERED ? <Y/N> : Y
  431.  
  432.                    ENTER FIRST CHECK #              000001  
  433.                    ENTER AMOUNT AVAILABLE        100000.00
  434.                    MAXIMUM INVOICES BY CHECK (1-10)      1
  435.                    DATE ON CHECKS (YYMMDD)          860430
  436.                    CHECKING ACCOUNT #: 112     CASH IN BANK
  437.                    PLACE CONTINUOUS FORMS IN THE PRINTER
  438.                    AND PRESS <RETURN> WHEN READY
  439.  
  440.                    ARE THE CHECKS ALIGNED ? <Y/N> :Y
  441.  
  442. \-----------------------------------------------------------------------------/
  443.  
  444. Look at the screen, and find the "ARE THE CHECKS ALIGNED? <Y/N> :". To 
  445. me, it shows that the remainder of the questions have been answered, the 
  446. checks are in the printer, and the computer is asking if the checks have 
  447. been aligned. Next, I want to verify that the checks are aligned by 
  448. typing "Y", so that I may print the checks.
  449.  
  450. TYPE: Y
  451. PRESS:  [<-']  Enter/Return key
  452.  
  453. Comments / Questions:
  454.  
  455. 4.10. PRINTING CHECKS
  456. We must enter the number of the first check, which will be voided due to  
  457. the printer alignment process. We must then enter the amount we wish
  458. to disburse at this time. The "MAXIMUM INVOICES BY CHECK" indicates the 
  459. number of invoices we are paying. This is another printing checks feature, 
  460. some vendors have numerous small invoices and credits which are part of the 
  461. payment and this is an unnecessary feature. We enter the date in the 
  462. year-month-day format, if we press return the system will default with the  
  463. date we enter at the DOS prompt. The system then requests that we place the 
  464. check forms in the printer and press return when we are ready to print the 
  465. alignment marks XXXX. The computer will then ask if the alignment marks are 
  466. aligned properly. The alignment marks must be printed over the perforation 
  467. line between the checks and the check stub.
  468.  
  469.                       SCREEN 4-12: ACCOUNTS PAYABLE PRINT CHECKS  
  470. /-----------------------------------------------------------------------------\
  471.                       ACCOUNTS PAYABLE PRINT CHECKS
  472.  
  473.                    THIS ROUTINE WILL PRINT CHECKS FOR
  474.                    INVOICES ENTERED IN ROUTINE # 6
  475.  
  476.                    ARE ALL THE INVOICES TO BE PAID ENTERED ? <Y/N> : Y
  477.  
  478.                    ENTER FIRST CHECK #              000001
  479.                    ENTER AMOUNT AVAILABLE        100000.00
  480.                    MAXIMUM INVOICES BY CHECK (1-10)      1
  481.                    DATE ON CHECKS (YYMMDD)          860430
  482.                    CHECKING ACCOUNT #: 112     CASH IN BANK
  483.                    PLACE CONTINUOUS FORMS IN THE PRINTER
  484.                    AND PRESS <RETURN> WHEN READY
  485.  
  486.                    ARE THE CHECKS ALIGNED ? <Y/N> :Y
  487.  
  488.                    PROCESS FINISHED !!
  489.  
  490.                      TOTAL CHECK PRINTED         2
  491.                      TOTAL DOLLAR PAID    24000.00
  492.  
  493.                    PRESS <RET> TO ESC
  494.  
  495. \-----------------------------------------------------------------------------/
  496.  
  497. Look at the screen, and find the "PROCESS FINISHED !!". To me, it shows 
  498. that the computer expects me to verify the the checks printed by visual 
  499. inspection. Next, I want to return to the "ACCOUNTS PAYABLE" menu.
  500.  
  501. PRESS:[<-']  Enter/Return key
  502.  
  503. Comments / Questions:
  504.  
  505. 4.11. FORMAT OF CHECKS
  506. After the system has finished printing the checks the system will display  
  507. the total checks printed and the amount disbursed. Notice the "2", this is  
  508. because the first check was voided due to the printer alignment requirements,
  509. the second is the actual check. Notice the "TOTAL DOLLAR   PAID", this is the 
  510. total amount paid out. Canceling this transaction follows the same procedure 
  511. as outlined previously, except that you would physically void the check that 
  512. was printed out.
  513. On the following page is a facsimile of the way the check would print out.
  514. The format of the actual check is not screen visible.
  515.  
  516. SCREEN 4-13: "XXXXX"
  517. /-----------------------------------------------------------------------------\
  518. "XXXXX" 
  519.                             VOID - VOID
  520.                                000001
  521.  
  522.   04/30/86
  523.  
  524.     000002
  525.                                       04/30/86      **** 24000.00
  526.                                                 
  527. RODRIGUEZ CO. 
  528. 16 W. 52ND STREET
  529. MIAMI                      FL    33135
  530.  
  531. \-----------------------------------------------------------------------------/
  532.  
  533. Comments / Questions:
  534.  
  535. 4.12. CONTENTS OF CHECKS
  536. Notice the "XXXXX" in the upper left hand corner, these are the 
  537. alignment marks. Notice the "VOID - VOID" and the number below them.
  538. This is the first check which was voided for alignment purposes. Notice  
  539. the line with the "91749" and the "24000.00" following it. This would be  
  540. the invoice number, the gross amount, (the 00.0 is the discount, since 
  541. none was taken it is 0), and the "24000.00" again is the net amount to pay.
  542. Notice the date and the check number which is 2, since the first one was 
  543. voided. The upper portion is the informational part of the check and is 
  544. not the actual check. The actual check begins with the check number, below 
  545. that is the date and the net amount to pay, and in the lower left is the 
  546. vendor's name and address.
  547.  
  548.  
  549.  
  550.  
  551.                               SCREEN 4-14: DAC EASY ACCOUNTING
  552. /-----------------------------------------------------------------------------\
  553.                               DAC EASY ACCOUNTING
  554.  
  555.        ACCOUNTS RECEIVABLE                        ACCOUNTS PAYABLE
  556.  
  557.      1. ENTER CASH RECEIPTS AND                5. ENTER INVOICES AND
  558.         TRANSACTIONS                              TRANSACTIONS
  559.      2. GENERATE FINANCE CHARGES               6. ENTER CHECKS TO PRINT
  560.      3. PRINT JOURNAL                          7. PRINT CHECKS
  561.      4. POST                                   8. PRINT JOURNALS
  562.                                                9. POST
  563.  
  564.                              99. RETURN TO MAIN MENU
  565.  
  566.                              ENTER YOUR SELECTION : 
  567.  
  568. \-----------------------------------------------------------------------------/
  569.  
  570. Look at the screen, and find the "ENTER YOUR SELECTION".  To me, it shows 
  571. that the computer expects me to choose an option.  Next, I want to 
  572. select option 8, "PRINT JOURNALS". 
  573.  
  574. TYPE:  8
  575. PRESS:  [<-']  Enter/Return key
  576.  
  577. Comments / Questions:
  578.  
  579. 4.13. THREE DIFFERENT JOURNALS PRINTED
  580. In this menu three different journals may be printed, "INVOICES/TRANSACTIONS",
  581. "CHECKS TO PRINT", and "CHECKS PRINTED".
  582. They all follow the same procedure. These must be printed sequentially before 
  583. posting or the system will not post.
  584.  
  585.                            SCREEN 4-15: ACCOUNTS PAYABLE JOURNALS
  586. /-----------------------------------------------------------------------------\
  587.                            ACCOUNTS PAYABLE JOURNALS
  588.  
  589.                               JOURNAL TO PRINT
  590.  
  591.                            1. INVOICES/TRANSACTIONS
  592.                            2. CHECKS TO PRINT
  593.                            3. CHECKS PRINTED
  594.  
  595.                             ENTER YOUR SELECTION :
  596.  
  597. \-----------------------------------------------------------------------------/
  598.  
  599. Look at the screen, and find the " ENTER YOUR SELECTION". To me, it shows 
  600. that the computer expects me to choose an option. Next, I want to 
  601. choose option 1, "INVOICES/TRANSACTIONS". 
  602.  
  603. TYPE:  1
  604. PRESS:  [<-']  Enter/Return key
  605. AND THE SYSTEM WILL:  Return with the "INVOICES/TRANSACTIONS" option.
  606.  
  607. Comments / Questions:
  608.  
  609. 4.14. INVOICES/TRANSACTIONS IS ACCOUNTS PAYABLE JOURNAL 
  610. This is another example of how this can be misleading, "INVOICES/TRANSACTIONS" 
  611. is actually the Accounts Payable Journal.
  612.  
  613. SCREEN 4-16: Return with the "INVOICES/TRANSACTIONS" option
  614. /-----------------------------------------------------------------------------\
  615.                            ACCOUNTS PAYABLE JOURNALS
  616.  
  617.                               JOURNAL TO PRINT
  618.  
  619.                            1. INVOICES/TRANSACTIONS
  620.                            2. CHECKS TO PRINT
  621.                            3. CHECKS PRINTED
  622.  
  623.                             ENTER YOUR SELECTION : 1  
  624.  
  625.  
  626.                    Processing...
  627.  
  628.  
  629. press <CTRL>+<X> to pause printing
  630. \-----------------------------------------------------------------------------/
  631.  
  632. Look at the screen, and find the "Processing...". To me, it shows that 
  633. the computer is processing the transactions. Next, I want to examine 
  634. the facsimile print outs when the program finishes printing and return to  
  635. the "ACCOUNTS PAYABLE" menu.
  636.  
  637. PRESS:  [<-']  Enter/Return key
  638.  
  639. Comments / Questions:
  640.  
  641. 4.15. SCREEN FACSIMILES FOR EVALUATION PURPOSES
  642. The same screen message is given while the program is printing out.
  643. The same screen messages and procedures are followed for all three selections.
  644. "CHECKS TO PRINT" must be printed before the actual checks are printed.
  645. The format of the print outs are not visible to the user on the screen. The  
  646. following are facsimiles for evaluation purposes. The actual print outs are 
  647. printed out in condensed print.                   
  648.  
  649.                           SCREEN 4-17: JUAN, BOMB & FERUT INC.
  650. /-----------------------------------------------------------------------------\ 
  651.                           JUAN, BOMB & FERUT INC.
  652. DATE: 04-30-86                                                 PAGE :  1
  653. TIME: 02:34
  654.                           ACCOUNTS PAYABLE JOURNAL
  655.  
  656. TRAN VENDOR                         REF.# DUE  DISC DISC   C ACC
  657.  No   CODE  VENDOR NAME INV.# DATE CHECK# DATE DATE AVAIL. D G/L Dr  Cr
  658. ---- ------ ----------- ----- ---- ------ ---- ---- ------ - --- --- ---
  659.  
  660.  
  661.  
  662.                                    TOTALS : #  TRANSACTIONS   
  663.  
  664.                               GRAND TOTAL : #  TRANSACTIONS 
  665.  
  666. \-----------------------------------------------------------------------------/
  667.  
  668. Comments / Questions:
  669.  
  670. 4.16. DATE AND TIME
  671. Notice the date and time, these are the dates we typed in at the DOS prompt  
  672. when we booted up the system . (As  explained in a previous audtrl).
  673.  
  674. 4.16.1. HEADINGS: TRANSACTION NUMBER, VENDOR CODE, NAME, INVOICE NUMBER AND DATE 
  675. Notice the headings, they begin with the transaction number, then comes the 
  676. vendor code, then the vendor name, then the invoice number, then the date, 
  677. (in the year, month, day format), then the reference number or check number,
  678. then the due date and the discount date, then the discount available, then 
  679. whether the transaction was a debit or a credit, then what account number  
  680. was debited or credited, and the amount that was debited or credited.
  681.  
  682. 4.16.1.1. NUMBER OF TRANSACTIONS 
  683. Finally, the total number of transactions appears ,with the amounts that 
  684. were posted to them. 
  685. The "CHECKS TO PRINT" and "CHECKS PRINTED JOURNAL" follow the same formats,
  686. except that the check journals are organized according to the relevant  
  687. information that they require such as the  check number, the discount taken 
  688. and the net amount paid.
  689.  
  690.                               SCREEN 4-18: DAC EASY ACCOUNTING
  691. /-----------------------------------------------------------------------------\
  692.                               DAC EASY ACCOUNTING
  693.  
  694.        ACCOUNTS RECEIVABLE                        ACCOUNTS PAYABLE
  695.  
  696.      1. ENTER CASH RECEIPTS AND                5. ENTER INVOICES AND
  697.         TRANSACTIONS                              TRANSACTIONS
  698.      2. GENERATE FINANCE CHARGES               6. ENTER CHECKS TO PRINT
  699.      3. PRINT JOURNAL                          7. PRINT CHECKS
  700.      4. POST                                   8. PRINT JOURNALS
  701.                                                9. POST
  702.  
  703.                              99. RETURN TO MAIN MENU
  704.  
  705.  
  706.                         ENTER YOUR SELECTION : 
  707.  
  708. \-----------------------------------------------------------------------------/
  709.  
  710. Look at the screen, and find the "ENTER YOUR SELECTION". To me, it shows 
  711. that the computer expects me to choose an option. Next, I want to 
  712. choose option 9, which is "POST". 
  713.  
  714. TYPE:  9 
  715. PRESS:  [<-']  Enter/Return key
  716.  
  717. Comments / Questions:
  718.  
  719. 4.17. FACSIMILE PRINT-OUTS
  720. We are returning to this screen from screen 16, the preceding were facsimile 
  721. print-outs for demonstration purposes.  
  722.    
  723. 4.17.1. POSTING PROCESS AND CHECKS TO PRINT
  724. The posting process follows the same procedures outlined previously, the  
  725. print routines must be printed out in sequence, with the exception of  
  726. "CHECKS TO PRINT" which must be printed out before the "PRINT CHECKS" routine.
  727.  
  728.                            SCREEN 4-19: POST A/P TRANSACTIONS  
  729. /-----------------------------------------------------------------------------\ 
  730.                            POST A/P TRANSACTIONS
  731.  
  732.                   WARNING: BEFORE YOU RUN THIS ROUTINE BE SURE
  733.                            YOU HAVE PRINTED JOURNALS AND CHECKS AND
  734.                            FILES BACKUP TO PREVENT ANY POWER OR
  735.                            HARDWARE FAILURE.
  736.  
  737.                            DO YOU WANT TO CONTINUE ? (Y/N): Y
  738.  
  739.  
  740. BE SURE PRINTER IS ON-LINE AND PRESS <RET> TO BEGIN
  741.  
  742.                   POSTING          
  743. \-----------------------------------------------------------------------------/
  744.  
  745. Look at the screen, and find the " DO YOU WANT TO CONTINUE? (Y/N): Y".
  746. To me, it shows that the computer expects me to answer with a "Y" to 
  747. continue, after having printed the checks and journals, and having made 
  748. the necessary backup files.  Next, I want to return to the "ACCOUNTS  
  749. PAYABLE" menu, after the posting process is completed.
  750.  
  751. PRESS:  [<-']  Enter/Return key
  752.  
  753. Comments / Questions:
  754.  
  755. 4.18. WARNING MESSAGE AND BACKUP FILES
  756. Notice the warning message, as mentioned previously routines must be printed  
  757. and backup files must be made before posting. If the printing routines are  
  758. not done, the system will not post the information.
  759.  
  760. 4.18.1. ACCOUNTS PAYABLE
  761. We will press the return and return to the "ACCOUNTS  PAYABLE" menu when the 
  762. posting process is complete, (the program will give the user a screen 
  763. message), from the "ACCOUNTS PAYABLE" menu we will type 99 and strike the 
  764. return to return to the "MAIN MENU".
  765.  
  766.  
  767.  
  768.  
  769.  
  770.  
  771.